Politique de confidentialité
Promeric Technologies Inc., sa division de BankExMC et ses sociétés affiliées (collectivement « Promeric ») reconnaissent l'importance de la protection de la vie privée et de la sensibilité des renseignements personnels. La présente politique de confidentialité explique comment Promeric gère et protège les renseignements personnels et contribue à la protection de la vie privée des individus desquels elle recueille les renseignements personnels qu’elle utilise et divulgue.
Renseignements personnels
Les renseignements personnels sont toutes informations vous identifiant ou par lesquelles votre identité pourrait être dévoilée. Vos coordonnées professionnelles (adresse, titre, désignation ou numéro de téléphone) ne font pas partie des renseignements personnels. Par contre, votre nom et votre adresse résidentielle, vos renseignements financiers et vos antécédents de crédit, votre âge, votre sexe et vos adresses électroniques comportant votre nom en font partie.
Fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis
Promeric recueille les renseignements personnels des individus selon les conformités des procédures de faillite sous le régime de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (LFI) afin d'offrir à ces individus, leurs syndics de faillite et leurs créanciers des services en matière de logiciels et divers autres services.
Promeric recueille en outre les renseignements personnels des employés et des agents de syndics de faillite (représentants des syndics) afin d'offrir des services aux syndics et de faciliter les communications par courrier électronique entre Promeric, les syndics et les créanciers relativement aux procédures de faillite sous le régime de la LFI (« procédures de faillite »).
Méthodes de collecte des renseignements personnels
Promeric recueille des renseignements personnels uniquement par des moyens légaux et équitables, non pas par des moyens déraisonnables ou attentatoires. Le cas échéant, Promeric obtient les renseignements personnels directement de la personne concernée. Toutefois, dans certaines circonstances, elle peut obtenir des renseignements personnels sur les individus et sur les procédures de faillite des syndics de faillite ou des créanciers. Ces renseignements personnels peuvent être obtenus par l’entremise de formulaires de demande, de documents transmis par courrier électronique ou par télécopieur ou obtenus au cours d'appels téléphoniques ou de rencontres personnelles. Promeric peut en outre obtenir des renseignements personnels de documents publics, incluant des dossiers ouverts en vertu de la LFI.
Promeric obtient les renseignements personnels des représentants des syndics, incluant leurs adresses électroniques personnelles, directement des représentants concernés, d'un autre représentant du syndic ou d'un syndic.
Consentement
Les formulaires uniformisés de Promeric remis aux individus dans le cadre des procédures de faillite renferment une section où ces derniers consentent à la collecte, à l'utilisation et à la communication de leurs renseignements personnels à des fins liées à la prestation de services de consultation et au rôle de Promeric sous le régime de la LFI. En particulier, une déclaration spécifie que les renseignements personnels déposés par le syndic de faillite de l’individu deviendront publics et seront accessible à toute partie effectuant une recherche des dossiers constitués en vertu de la LFI.
Promeric obtient le consentement au moment de la collecte lorsque des renseignements personnels sont recueillis à l'aide de formulaires de demande, de documents échangés par courrier électronique, par télécopieur, au cours d'appels téléphoniques ou de rencontres en personne.
Promeric recueille les renseignements personnels des représentants des syndics par courrier électronique, à l'aide de formulaires qui lui sont expédiés par la poste ou par télécopieur, au cours d'appels téléphoniques ou en personne.
Dans certaines circonstances, le consentement de l’individu peut être déduit de sa conduite, par exemple, s'il informe Promeric, un syndic ou un créancier d'une mise à jour de ses renseignements personnels.
Utilisation des renseignements personnels
Promeric utilise les renseignements personnels ainsi obtenus pour offrir des services à des individus, à des syndics de faillite, à des créanciers et, de manière plus générale, pour améliorer l'efficacité des procédures de faillite. Par exemple, les syndics utilisent les logiciels de Promeric pour reformater et réorganiser les renseignements et pour préparer des rapports et des avis. En règle générale, ces processus utilisent des données cumulatives et anonymes plutôt que des renseignements personnels sur des individus; par contre, dans certains cas, des renseignements personnels peuvent être utilisés ou pourraient être trouvés dans les données cumulatives.
Communication des renseignements personnels
Dans le cadre des services qu'elle offre aux individus, aux syndics et aux créanciers relativement à des procédures de faillite, Promeric communique les renseignements personnels conformément aux modalités précisées dans les consentements obtenus. Les renseignements personnels peuvent être communiqués sans consentement lorsqu'ils sont déjà accessibles au public, par exemple, s'ils sont enregistrés dans des dossiers publics concernant les procédures de faillite. Les renseignements personnels peuvent en outre être communiqués à un tiers fournisseur de services, c.-à-d. à un tiers retenu pour fournir des services administratifs à Promeric; ce tiers est alors tenu de respecter la présente politique de confidentialité. Enfin, Promeric communique les renseignements personnels lorsque la loi l'exige, par exemple lorsqu'elle en est requise par une assignation délivrée par un tribunal.
Sécurité des renseignements personnels
Ainsi que toute autre entreprise, Promeric utilise des systèmes de communication et d'information qui ne peuvent être entièrement exempts de virus ou garantie d’être à l’abri d’accès non autorisé. Promeric prend toutefois toutes les précautions raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels qu'elle recueille et utilise sont protégés contre la perte, l'accès non autorisé, la modification ou la divulgation. Certaines des mesures mises en place par Promeric pour protéger les renseignements personnels sont l’accès aux renseignements personnels détenus dans les dossiers et dans les bases de données limitées aux membres du personnel et aux agents dont l e travail exige qu'ils y aient accès; mots de passe obligatoires pour utiliser les systèmes informatiques; dispositifs de protection électroniques, par exemple logiciels de protection et pare-feu informatiques pour empêcher le piratage ou l'accès non autorisé aux ordinateurs.
Rétention et destruction des renseignements personnels
Promeric conserve les renseignements personnels qu'elle obtient pendant un temps qu'elle considère nécessaire pour les fins décrites dans la présente politique de confidentialité. Promeric détruit les renseignements personnels lorsqu'il n'est plus nécessaire de les conserver et de les utiliser de la manière décrite dans la présente.
Mise à jour des renseignements personnels
L’individu, son syndic ou les créanciers peuvent transmettre les mises à jour des renseignements personnels par la poste, par courrier électronique ou par télécopieur, par téléphone, au cours de rencontres ou dans des documents publics concernant les procédures de faillite.
Les mises à jour des renseignements personnels du représentant d’un syndic peuvent être fournies par ce représentant, par un autre représentant ou par un syndic.
Accès aux renseignements personnels
Les individus ont le droit de demander à Promeric d'avoir accès aux renseignements personnels que cette dernière détient sur eux. Dans les cas où les dossiers sont exhaustifs et détaillés, Promeric peut donner un résumé des renseignements. Les demandes détaillées qui entraînent des frais relatifs à l'archivage ou à la recherche peuvent être assorties d'honoraires professionnels et de frais de copie.
Le droit d’accès des renseignements personnels d’un individu n'est pas absolu. Promeric peut refuser l'accès aux renseignements personnels dans les situations suivantes : le refus d'accès est exigé ou autorisé par la loi; le fait de donner accès aux renseignements personnels aurait des incidences déraisonnables sur la vie privée de tiers; si Promeric détermine que la demande est frivole ou vexatoire. Lorsqu'une demande d'accès aux renseignements personnels est refusée, Promeric donne une explication.
Correction des erreurs
Si les renseignements personnels détenus sur un individu sont erronés ou incomplets, ou s'ils ne sont pas à jour, Promeric prendra les mesures raisonnables pour les corriger.
Modifications à la politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre pour la rendre conforme à la loi et pour refléter les modifications aux services et aux procédures de Promeric. Le texte actuel de la politique de confidentialité est affiché sur le site Web de Promeric, à www.promeric.com/french/privacy.
Personne-ressource
Si vous avez des questions à propos de cette politique de confidentialité ou si vous souhaitez obtenir un sommaire des renseignements personnels que Promeric détient sur vous pour les examiner et les mettre à jour, veuillez s’il vous plaît communiquer avec l'agent responsable de la protection de la vie privée à l’adresse suivante:
Mr. John Sherlock
Promeric Technologies
55 Town Centre Court, Suite 525
Toronto, Ontario M1P 4X4 Canada
Téléphone: (416) 494-9851
Sans frais: (800) 543-4248
Téléc.: (416) 494-9592
Courriel: privacy@promeric.com